Lo scopo del rimborso chilometrico è coprire i costi sostenuti da un dipendente durante l'utilizzo del proprio veicolo personale per scopi aziendali, come carburante, manutenzione e ammortamento. Incoraggia inoltre i dipendenti a utilizzare i propri veicoli personali per viaggi di lavoro e aiuta a ridurre le spese aziendali associate alla fornitura di veicoli di proprietà dell'azienda.
Ecco come potrebbe funzionare il rimborso del chilometraggio per un veicolo di proprietà dell'azienda:
1. Utilizzo da parte dei dipendenti: Un dipendente utilizza il proprio veicolo personale per viaggi di lavoro, ad esempio per visitare clienti o partecipare a conferenze.
2. Resoconto spese: Il dipendente tiene un registro delle miglia percorse per motivi di lavoro e lo comunica all'azienda. Ciò potrebbe comportare l'invio di un modulo di rimborso del chilometraggio o l'utilizzo di un'app mobile per tenere traccia del chilometraggio.
3. Tasso di rimborso: L'azienda stabilisce una tariffa di rimborso chilometrico, che potrebbe essere la tariffa chilometrica standard dell'IRS o una tariffa personalizzata determinata dall'organizzazione.
4. Calcolo del rimborso: L'azienda moltiplica le miglia segnalate per la tariffa di rimborso per determinare l'importo totale del rimborso.
5. Pagamento al dipendente: L'azienda rimborsa al dipendente l'importo calcolato tramite la regolare busta paga o un processo di rimborso separato.
In questo modo, il dipendente viene risarcito per le spese sostenute durante l'utilizzo del proprio veicolo personale per scopi lavorativi, senza che l'azienda debba fornire e mantenere un veicolo di proprietà dell'azienda.
