Alcuni di noi possiedono o lavorano per piccole imprese e non può essere evitato che potrebbe richiederci di fare di più che presentarsi al lavoro. Ti potrebbe essere chiesto di fare commissioni, andare a riunioni o altre attività che si tengono fuori sede. In genere, l'utilizzo di veicoli personali per lavoro richiede poco più del gas. Questo dovrebbe andare bene se devi farlo solo una volta ogni tanto. Ma l'uso regolare di veicoli personali per lavoro per commissioni di lavoro, riunioni con i clienti o altri spostamenti tra le sedi dell'azienda, avrà più cose che devono essere considerate.
Se utilizzi il tuo veicolo per scopi diversi dal viaggio di andata e ritorno dal lavoro, dovresti essere a conoscenza di eventuali requisiti assicurativi per evitare di incorrere in problemi. L'assicurazione commerciale può essere necessaria a seconda del tipo di utilizzo e della quantità di guida richiesta. La tua assicurazione auto personale, con un'eccezione, può essere sufficiente a coprire l'uso commerciale leggero del tuo veicolo personale; ma non dovresti mai presumere di essere protetto senza prima aver verificato con la tua compagnia assicurativa. Se vieni fermato dalla polizia, questo ti aiuterà a sfuggire al mal di testa delle richieste di risarcimento rifiutate e alle enormi citazioni per una copertura assicurativa insufficiente.
Qualsiasi azienda che permetta o obblighi i lavoratori a utilizzare il proprio veicolo personale per motivi di lavoro dovrebbe ottenere la copertura noleggiata e non di proprietà separatamente o aggiungerla a una polizza automobilistica esistente. La copertura non di proprietà protegge i veicoli di proprietà dei dipendenti ma operati per conto dell'azienda, mentre la copertura a noleggio protegge i veicoli non di proprietà dell'azienda o del conducente. Queste assicurazioni integrano la polizza auto personale del conducente, che normalmente viene attivata per prima in caso di sinistro. Queste assicurazioni spesso assicurano esclusivamente l'azienda, non l'automobile o il conducente, per bassi premi annuali.
L'assicurazione di responsabilità civile per veicoli non di proprietà e noleggiati copre i danni alle persone e alla proprietà causati da un veicolo noleggiato (compresi i veicoli noleggiati o presi in prestito) o da veicoli non di proprietà (veicoli di proprietà di altri, compresi i veicoli di proprietà dei dipendenti). Questa copertura viene normalmente aggiunta a una polizza per veicoli commerciali, ma se le aziende non ne hanno una, può essere aggiunta alla polizza di responsabilità generale. Protegge un'azienda se è ritenuta legalmente responsabile a seguito di un incidente automobilistico causato da imprenditori o dipendenti durante un'attività aziendale in un veicolo noleggiato o non di proprietà.
La quantità di guida richiesta per motivi di lavoro dovrebbe essere considerata attentamente. Stai aumentando l'usura del tuo veicolo e stai utilizzando più carburante mentre viaggi. Ciò potrebbe richiedere più manutenzione come sostituzioni di pneumatici, cambi d'olio e messe a punto, tra le altre cose. La maggior parte delle aziende non ti paga per l'usura del tuo veicolo che si verifica mentre viene utilizzato per affari. Prima di decidere di utilizzare il tuo veicolo per scopi professionali, verifica con il tuo datore di lavoro per determinare se rimborsa il chilometraggio e l'usura.
Se un dipendente è obbligato a utilizzare il proprio veicolo per attività legate al lavoro, il datore di lavoro è tenuto a risarcirlo per le spese del veicolo ai sensi del California Labor Code 2802. Il pendolarismo da e per il lavoro non è incluso.
Un datore di lavoro può pagare un dipendente per le spese del veicolo in tre modi. Secondo le tariffe chilometriche standard dell'IRS, il datore di lavoro deve risarcire il dipendente a una tariffa di $ 0,54 per miglio percorso quando utilizza il metodo di rimborso delle miglia. Ogni miglio percorso dal dipendente deve essere registrato e segnalato alla propria azienda. Carburante, manutenzione, assicurazione, licenza e immatricolazione, nonché tutti gli altri costi relativi al funzionamento del veicolo, sono coperti da questo rimborso. L'attuale linea guida per il rimborso del chilometraggio varia da 50,5 cent a 58,5 cent per miglio.
Il secondo metodo, il metodo delle spese effettive, è un approccio per tenere traccia dei costi esatti dell'utilizzo dei veicoli personali per scopi di lavoro. Sebbene questo metodo sia abbastanza esatto, è meno generalmente utilizzato a causa della difficoltà e del tempo necessari per calcolarlo.
Il metodo della somma forfettaria è un metodo di pagamento unico in cui un datore di lavoro paga una somma forfettaria a un dipendente per le spese dell'auto e non richiede al dipendente di documentare i chilometri percorsi per motivi di lavoro. Secondo il California Labor Code 2802, la somma forfettaria deve coprire le spese effettive quando si utilizzano veicoli personali per lavoro. Puoi facilmente fare le tue ricerche per il tuo codice del lavoro locale.
Quando arriva la stagione delle tasse, la maggior parte delle persone che utilizzano veicoli personali per lavoro sceglieranno di detrarre il chilometraggio anziché le spese dettagliate. Se questo è il tuo primo anno con il veicolo, potresti voler prendere appunti e conservare le ricevute a supporto di uno qualsiasi dei tre metodi e poi decidere alla fine dell'anno quale è l'opzione migliore.
Sarai ritenuto responsabile se utilizzi il tuo veicolo personale per il trasporto di cose commerciali. In alcune situazioni, può essere una buona idea assicurare i tuoi articoli mentre sono in transito. Anche se la tua azienda non richiede un'assicurazione per il trasporto dei prodotti, proteggerti da danni o perdite potrebbe essere nel tuo migliore interesse. Tutto può succedere durante la guida e potresti voler evitare di dover sostituire o riparare oggetti danneggiati o smarriti.
Per determinare se vale la pena utilizzare veicoli personali per lavoro, discutiamo dei diversi vantaggi e svantaggi che comporta:
Se stai pensando di utilizzare la tua auto per lavoro, ci sono alcuni vantaggi da considerare.
Vantaggi fiscali
Non tutti i fattori sono sfavorevoli. Le detrazioni fiscali sono un vantaggio della guida del tuo veicolo personale per affari. Puoi richiedere una detrazione fiscale per il numero di miglia che hai viaggiato solo per motivi di lavoro. Anche se vivi lontano dal lavoro, non puoi richiedere le spese dell'auto per guidare tra casa e lavoro o viceversa. Se la tua azienda ti risarcisce per gli stessi addebiti, non puoi rivendicarli sulla tua dichiarazione dei redditi. Richiedilo solo se l'hai pagato di tasca tua.
Le detrazioni per veicoli legati al lavoro sono un tipo di detrazione frequente che non è difficile richiedere in modo appropriato. Se viaggi per lavoro di giorno o di notte, guidi per conferenze o riunioni di lavoro che non si tengono nel tuo luogo di lavoro tipico, o viaggi tra due luoghi di lavoro se nessuno dei due è casa tua, puoi richiedere le spese dell'auto.
Lo stesso vale se guidi da casa a un posto di lavoro che non è il tuo solito posto di lavoro, poi torni a casa, o se guidi da casa a un posto di lavoro che non è il tuo solito posto di lavoro, quindi torna al tuo solito posto di lavoro luogo di lavoro o direttamente a casa. Puoi anche richiedere le spese per l'automobile se lavori in più sedi ogni giorno e devi guidare da una all'altra prima di tornare a casa, o se devi trasportare oggetti o attrezzature ingombranti o pesanti da e per il lavoro e non sei in grado di riporli al lavoro.
Su base annuale, l'IRS pubblica la tariffa chilometrica standard. L'importo che puoi detrarre nel 2021 è di 56 centesimi per miglio, rispetto ai 57,5 centesimi per miglio del 2020. Se hai percorso 4.500 miglia nel 2020, ad esempio, la tua detrazione sarà di $ 2.587,50.
Non è possibile detrarre le spese effettive del veicolo come manutenzione, riparazioni, gas, cambi dell'olio, assicurazioni, canoni di locazione e ammortamento se si utilizza l'approccio del tasso di chilometraggio convenzionale. Queste spese sono già contabilizzate nella tariffa chilometrica IRS. Sono deducibili solo le spese non incluse nella normale tariffa chilometrica, come gli interessi sul prestito del tuo veicolo (ripartiti tra uso aziendale e uso personale), tariffe di parcheggio e pedaggi per viaggi di lavoro.
Un altro modo, come accennato, è eseguire il metodo delle spese effettive. Questo si basa sulle spese effettive dell'auto che hai sostenuto. Gas, cambi olio, pneumatici, autolavaggi, assicurazioni, tasse di registrazione, canoni di leasing e ammortamenti sono tutti inclusi in questa cifra.
Viaggia in tutta comodità
Per alcune persone, imparare a guidare un'automobile nuova può essere difficile e trovarsi sotto lo sforzo di guidare un'auto che non è la loro può essere stressante. Quindi potrebbero voler svolgere commissioni di lavoro nel loro veicolo personale piuttosto che in un veicolo aziendale.
Andare al lavoro utilizzando la propria auto personale consente loro anche di portare con sé i propri figli, il partner o altri membri della famiglia. Puoi persino lasciarli mentre vai al lavoro e trascorrere del tempo di qualità con loro mentre sei in viaggio.
Svantaggi dell'utilizzo di veicoli personali per il lavoro
Nel frattempo, gli svantaggi della guida per lavoro includono i seguenti punti da considerare.
Potresti aver bisogno di una copertura assicurativa aggiuntiva se usi la tua auto per affari più del 50% delle volte. Il tuo assicuratore auto classificherà il tuo veicolo come veicolo commerciale. Ciò implica che avrai bisogno della copertura del veicolo aziendale sulla tua polizza assicurativa. In questo caso, potrebbe essere utile utilizzare un'auto da lavoro o acquistare il tuo veicolo tramite la tua attività, se ne possiedi una.
Stai facendo chilometri extra sulla tua auto. Le miglia sono miglia, siano esse personali o di lavoro, e i veicoli hanno una durata limitata. Quando guidi la tua automobile sia per lavoro che per piacere, percorrerai più miglia di quanto faresti altrimenti, riducendone la durata.
In definitiva, se usi il tuo veicolo per affari, noleggi un'auto aziendale o acquisti il tuo veicolo come risorsa aziendale dipende dai tuoi gusti e dal tuo utilizzo. Se guidi molto per lavoro, probabilmente vale la pena utilizzare un'auto aziendale che è anche coperta da una polizza assicurativa aziendale. Consulta il tuo datore di lavoro, commercialista e compagnia di assicurazioni per determinare l'opzione migliore per te.
La sezione 179 dell'Internal Revenue Code degli Stati Uniti consente agli imprenditori di prelevare una detrazione immediata delle spese per l'acquisizione di attrezzature aziendali ammortizzabili piuttosto che capitalizzare e svalutare il bene nel tempo. Se l'attrezzatura viene acquistata o finanziata e l'intero prezzo di acquisto è idoneo per la detrazione, è possibile applicare la detrazione della Sezione 179.
Le autovetture, i SUV pesanti, i camion e i furgoni utilizzati almeno il 50% delle volte per motivi di lavoro possono beneficiare della detrazione fiscale della Sezione 179. Un servizio di pulizia della piscina, ad esempio, può detrarre il costo di un nuovo camioncino che viene utilizzato per trasportare i clienti da e verso le loro case.
È tuttavia necessario essere a conoscenza dell'esistenza della Limitazione delle automobili di lusso. Si tratta di un limite annuale all'ammortamento che può essere preso su un'auto di lusso utilizzata per affari. Questa somma viene rettificata per l'inflazione ogni anno. Sono in vigore restrizioni sulle automobili di lusso per limitare il tipo e la quantità di denaro speso per i veicoli di lusso dalle società a fini fiscali.
Le auto di lusso sono suddivise in varie categorie, ciascuna con il proprio piano di ammortamento. È fondamentale notare che l'IRS usa il termine "veicolo di lusso" in modo approssimativo, definendolo un veicolo a quattro ruote che viene utilizzato principalmente sulle autostrade pubbliche e ha un peso lordo a vuoto di 6.000 libbre o meno. 4 Non si riferisce a un modello di auto specifico. Ci sono anche restrizioni separate per i grandi SUV, furgoni e pick-up.
Sia che utilizzi veicoli personali solo per lavoro o sia per scopi personali che lavorativi, pensa a tutto ciò che comporta. Verificare con il proprio assicuratore per vedere se ci sono dei requisiti. Verificare con la propria azienda per vedere se hanno programmi di rimborso o necessità di assicurazione di responsabilità civile. Se intendi utilizzare il veicolo per la tua attività, potrebbe essere meglio acquistare un veicolo esclusivamente per uso aziendale.
La natura delle attività dell'azienda, come la consegna delle merci vendute direttamente a casa dei clienti, suggerisce spesso che l'equipaggio sia composto da dipendenti che dispongono di mezzi di trasporto propri, come un veicolo o una motocicletta. Il datore di lavoro, invece, non può disporre forzatamente e senza compenso dei beni di un dipendente.
